Política de Tratamiento de Datos Personales (Política de Privacidad)

1. Quiénes somos y alcance

Doctoranytime S.A.S. ("Doctoranytime") opera la plataforma digital de salud disponible en doctoranytime.co y en los demás medios digitales que administra, orientada al mercado de Colombia. Doctoranytime es una empresa constituida en la República del Ecuador, con domicilio y representación legal en ese país, y sin establecimiento permanente en Colombia; el servicio se presta como exportación de servicios digitales desde Ecuador.

Esta Política explica cómo Doctoranytime recopila, usa, protege y comparte los datos personales de las personas que utilizan la plataforma en Colombia, ya sean pacientes o usuarios que buscan y agendan citas, o profesionales de la salud que ofrecen sus servicios. Al usar la plataforma, el titular declara conocer y aceptar esta política.

2. Marco legal

Esta política se rige por el marco colombiano aplicable a los datos personales, en particular:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15: derecho a la intimidad y al habeas data (conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre la persona en bancos de datos y archivos).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: disposiciones generales para la protección de datos personales; principios, régimen de datos sensibles (art. 5) y derechos del titular (art. 8).
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: autorización, aviso de privacidad, políticas de tratamiento y transferencias/transmisiones internacionales.
• Ley 527 de 1999: otorga validez a los mensajes de datos y a la firma electrónica, base del consentimiento y las autorizaciones otorgados por medios electrónicos.
• Ley 23 de 1981 y Resolución 1995 de 1999: secreto profesional médico y reserva de la historia clínica.

La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

3. Definiciones

3.1 Datos personales. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.2 Datos sensibles. Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluidos los datos relativos a la salud (art. 5, Ley 1581 de 2012). Reciben protección reforzada.

3.3 Titular. La persona natural a quien se refieren los datos personales (el paciente, el usuario o el profesional de la salud).

3.4 Responsable del tratamiento. Quien decide sobre las finalidades y el tratamiento de los datos.

3.5 Encargado del tratamiento. Quien trata datos por cuenta del responsable.

3.6 Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, uso, almacenamiento, circulación o supresión.

4. Qué datos tratamos

4.1 De pacientes y usuarios. Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono), datos de la cuenta y datos necesarios para gestionar y confirmar citas con los profesionales.

4.2 De profesionales de la salud. Datos de identificación (nombre, documento de identidad, NIT o RUT), correo, datos de inscripción en el ReTHUS, credenciales académicas, datos de perfil profesional, disponibilidad, servicios y tarifas.

4.3 Datos de uso. Información técnica de navegación y uso de la plataforma, obtenida mediante cookies y tecnologías similares.

4.4 Datos de salud ingresados por el profesional. La información que el profesional registra sobre sus pacientes en la carpeta de pacientes, incluido el campo de diagnóstico y los archivos que adjunte. Esta información recibe el tratamiento especial descrito en la sección 6.

4.5 Pacientes cargados por el profesional. Los datos de pacientes que el profesional carga en la plataforma desde su propia base. Doctoranytime los trata únicamente por cuenta del profesional (como encargado), para la gestión de citas y comunicaciones operativas del profesional, y no los usa para finalidades propias. El profesional declara contar con la autorización o la base legal necesaria de sus pacientes para cargarlos y tratarlos en la plataforma, y es el único responsable frente a ellos.

4.6 Dos categorías de pacientes. Conviene distinguir dos situaciones: los pacientes que se registran o inician sesión directamente en Doctoranytime, respecto de quienes Doctoranytime mantiene una relación directa y actúa como responsable; y los pacientes que el profesional carga desde su propia base, respecto de quienes el responsable es el profesional y Doctoranytime actúa solo como encargado. Los derechos y las comunicaciones se rigen según esta distinción.

5. Para qué usamos los datos y con qué base

5.1 Finalidades. Permitir la búsqueda de profesionales y el agendamiento de citas; habilitar el perfil y la visibilidad del profesional; enviar confirmaciones, recordatorios y notificaciones; operar y mejorar la plataforma; facturar la membresía del profesional; y, con autorización, enviar comunicaciones de marketing.

5.2 Base del tratamiento. El tratamiento se apoya en la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede otorgarse por medios electrónicos con validez legal (Ley 527 de 1999), así como en la ejecución de la relación contractual y el cumplimiento de obligaciones legales. Para los datos sensibles de salud, la autorización es explícita y el titular no está obligado a otorgarla.

5.3 Sin decisiones automatizadas con efectos relevantes. Doctoranytime no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el titular o que lo afecten significativamente basadas únicamente en tratamiento automatizado de sus datos.

6. Datos de salud: tratamiento especial

Cifrado y ausencia de acceso. La información clínica que el profesional ingresa en la carpeta de pacientes, incluidos el campo de diagnóstico y los archivos adjuntos, se almacena cifrada. Doctoranytime, incluido su personal técnico, no puede ver, acceder ni ingresar a dicha información. El profesional es el único responsable y controlador de esos datos.

6.1 Autorización reforzada. Los datos de salud son datos sensibles y su tratamiento requiere la autorización explícita del titular, limitada a las finalidades autorizadas.

6.2 La carpeta de pacientes no es historia clínica. La carpeta de pacientes es una herramienta de gestión y no constituye una historia clínica en los términos de la Resolución 1995 de 1999. La conformación, custodia, reserva y conservación de la historia clínica corresponde exclusivamente al profesional de la salud.

6.3 Responsabilidad del profesional. Respecto de los datos clínicos de sus pacientes, el profesional actúa como responsable del tratamiento y debe cumplir el deber de secreto profesional y la normativa de privacidad aplicable. Doctoranytime, al no poder acceder a ese contenido cifrado, no responde por él.

7. Roles: responsable y encargado

El papel de Doctoranytime cambia según el dato:

• Datos de cuenta, perfil y gestión de citas: Doctoranytime actúa como responsable del tratamiento.
• Datos que trata por cuenta del profesional para operar la plataforma: Doctoranytime actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del profesional.
• Información clínica de la carpeta de pacientes: el profesional es el responsable; Doctoranytime no accede a ese contenido cifrado.
• Base de pacientes cargada por el profesional: el profesional es el responsable; Doctoranytime la trata como encargado y no la usa para finalidades propias, incluido el marketing.

8. No comercializamos datos

Doctoranytime no vende, alquila ni comercializa los datos personales ni los datos sensibles de sus usuarios y profesionales. No los comparte con terceros sin la autorización del titular, salvo los casos permitidos por la ley o por requerimiento de autoridad competente.

9. Con quién compartimos datos

9.1 Proveedores y encargados. Doctoranytime puede apoyarse en proveedores tercerizados para funciones técnicas, de pago, de comunicación o analíticas. Estos tratan los datos por cuenta de Doctoranytime, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo para las finalidades autorizadas.

9.2 Videoconsulta con tecnología propia y cifrada. La videoconsulta es una tecnología desarrollada y provista por Doctoranytime. Su comunicación y contenido están cifrados de extremo a extremo, de modo que Doctoranytime no accede, no visualiza, no escucha ni graba el contenido de la consulta. Doctoranytime no comparte ese contenido con terceros porque no tiene acceso a él.

9.3 Autoridades. Doctoranytime puede compartir datos cuando lo exija una ley o una autoridad competente.

10. Transferencia y transmisión internacional

Dado que Doctoranytime opera desde la República del Ecuador, ciertos datos personales de titulares en Colombia son transferidos o transmitidos internacionalmente y tratados o almacenados fuera de Colombia. Este flujo se ampara en la autorización previa, expresa e informada del titular y en la necesidad de ejecutar la relación contractual (art. 26 de la Ley 1581 de 2012); cuando el tratamiento lo realiza un encargado en el exterior, se sujeta a un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 27 de la misma ley y del Decreto 1074 de 2015. Ecuador cuenta con una Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y Doctoranytime aplica garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad para estas transferencias.

11. Seguridad de la información

Doctoranytime implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración, incluyendo el cifrado de la información clínica de la carpeta de pacientes y del contenido de las videoconsultas, controles de acceso y registros de actividad. Ninguna medida de seguridad es infalible; Doctoranytime trabaja de forma continua para mantener y mejorar sus controles.

En caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales, Doctoranytime actuará con diligencia para contenerlo y mitigar sus efectos y, cuando corresponda, informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa aplicable.

12. Conservación de los datos

Doctoranytime conserva los datos personales por el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales y contractuales aplicables. Cuando dejan de ser necesarios, se suprimen o anonimizan de forma segura, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo.

13. Derechos del titular

El titular puede ejercer, en cualquier momento, los siguientes derechos sobre sus datos personales, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a Doctoranytime.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Cómo ejercerlos: mediante solicitud (consulta o reclamo) al correo de la sección 15. Doctoranytime atenderá las consultas y reclamos en los términos y plazos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. El titular conserva además su derecho constitucional de habeas data.

Pacientes cargados por el profesional: el paciente que no tenga cuenta propia en Doctoranytime y cuyos datos hayan sido cargados por el profesional ejerce sus derechos ante el profesional, que es el responsable. Doctoranytime, como encargado, colabora y traslada la solicitud al profesional.

14. Cookies, marketing y menores de edad

14.1 Cookies. La plataforma usa cookies y tecnologías similares para funcionar y mejorar la experiencia de uso. El detalle consta en la Política de Cookies del sitio, donde el usuario puede gestionar sus preferencias.

14.2 Marketing. El uso de datos con fines de marketing requiere la autorización previa del titular, quien puede darse de baja en cualquier momento mediante mecanismos sencillos.

14.3 Marketing anclado al registro del paciente. Doctoranytime solo dirige comunicaciones de marketing propias a los pacientes que se hayan registrado o iniciado sesión en Doctoranytime y hayan otorgado su autorización. Los pacientes que el profesional carga desde su propia base no reciben comunicaciones de marketing de Doctoranytime por el solo hecho de esa carga; para ello es necesario que el propio paciente establezca su registro o inicio de sesión en la plataforma y consienta. Las comunicaciones operativas, como confirmaciones y recordatorios de cita, son distintas del marketing y se envían por cuenta del profesional.

14.4 Menores de edad. El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes procede cuando responde a su interés superior y se respetan sus derechos fundamentales. Cuando la atención involucre a menores de edad, sus datos son tratados bajo la responsabilidad de sus padres o representantes legales y del profesional de la salud correspondiente.

15. Contacto para temas de datos

Para ejercer sus derechos o realizar consultas y reclamos sobre esta política, el titular puede escribir a Doctoranytime al correo [email protected]. Como Doctoranytime tiene su domicilio y representación legal en la República del Ecuador, las solicitudes se atienden en primera instancia por este canal, sin perjuicio de los derechos e instancias que la ley colombiana reconozca al titular, incluida la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Cambios y vigencia

Doctoranytime puede actualizar esta Política. Publicará la versión vigente en la plataforma con indicación de su fecha efectiva y notificará los cambios relevantes a través de la plataforma o por correo electrónico. El uso continuado tras la publicación implica el conocimiento de la política actualizada.